Jurisprudencia y Normatividad sobre Archivística en Colombia.

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN DE ARCHIVO

Es el conjunto de mecanismos de preservación, con la finalidad de asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, sin importar que tipo de soporte sea, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir en cualquiera de sus etapas de su ciclo vital.

Enlace: SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN.

INVENTARIO DOCUMENTAL.

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental que ayudan a su ubicación.

Formato único de inventario documental e instructivo para su diligenciamiento.

Enlace pagina.http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/GestionDocumental/FormatoUnicoInventarioDocumental.pdf

BIBLIOGRAFIA

http://www.archivogeneral.gov.co/inventario-documental

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL –                                        

                                    (PGD)

En desarrollo de la Ley 594 de 2000  y del Decreto 2609 de 2012, el PGD es estratégico para la gestión documental, pues con él se establecen las estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo, la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental. El PGD hace parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual, es aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo y está armonizado con los otros sistemas administrativos y de gestión, establecidos por el gobierno nacional, dando alcance al cumplimiento a la aplicación de la normatividad vigente en la materia.

En conclusión, entendemos que por Gestión Documental es todo aquello que hacemos de forma manual o automática para mejorar la creación, distribución, el almacenamiento, la consulta, la reproducción, el flujo y la destrucción de los documentos físicos o electrónicos que entran, salen o se mueven en nuestra empresa, nos damos cuenta que la inmensa mayoría de las tareas que realizamos todos los días en nuestra compañía conllevan al menos un documento. Esto significa que nuestro trabajo siempre está relacionado con algún tipo de documento y que dicho documento no es más que el medio por el cual traspasamos información y en consecuencia ejecutamos tareas.

BIBLIOGRAFÍA

http://www.archivogeneral.gov.co/trd

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.

Las “TRD” Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad; estos tiempos pueden ser establecidos por la ley, reglamento o propuestos por los gestores de la documentación de la entidad.

En todo caso el tiempo de retención previsto para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retención Documental, avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por la instancia correspondiente, deberán difundirse en todas las dependencias de la Institución, con una guía explicativa a fin de facilitar su comprensión, aplicación y actualización.

IMPORTANCIA DE LAS TRD

• Facilitan el manejo de la información.
• Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
• Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
• Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella   estipulados.
• Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
• Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
• Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos

PASOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA TRD.

Los procesos que se deben adelantar para implementar las Tablas de Retención Documental (TRD) son:

Primer Paso.

Elabore los separadores para cada una de las series y sub-series de conformidad con la información que suministran las Tablas de Retención Documental (TRD) de tal forma que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.

En cada separador se debe registrar claramente el código y nombre de la respectiva serie y sub-serie documental, según sea el caso. 

 

Segundo Paso.

Identifique y agrupe en expedientes todos los documentos pertenecientes a una dependencia, teniendo en cuenta las series y sub-series definidas en la Tabla de Retención Documental. Este proceso es el que se conoce como CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.

Tercer Paso.

Ordene al interior de cada uno de los expedientes (carpetas), los documentos, teniendo en cuenta su fecha de producción o trámite. De esta forma estará aplicando el Principio de Orden Original.

 

Cuarto Paso.

Identifique y nombre cada uno de los expedientes, con la siguiente información: Código de la oficina, Código Serie y Sub-serie y a continuación el nombre de expedientes.

Tenga presente que, dentro de cada carpeta, se deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta por expediente para un asunto o contenido, proceda a abrir una nueva carpeta identificada con la información señalada anteriormente.

 

Quinto Paso.

Ordene cada uno de los expedientes perteneciente a una serie o sub-serie documental, utilizando el sistema de ordenación que facilite la localización y recuperación de la información. Los sistemas de ordenación existentes son: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico, entre otros.

EJEMPLO DE LA "TRD".

ORDENACIÓN DOCUMENTAL.

ORDENACIÓN DOCUMENTAL.

La ordenación establece un esquema sobre la secuencia de los documentos, después de la debida clasificación, según el proceso en el tiempo. Este procedimiento finaliza con el espacio físico de los documentos, mediante unidades de instalación como son las cajas, paquetes, legajo o carpetas, a partir de las series establecidas.

El proceso de ordenación se puede realizar de tres maneras: alfabética, cronológica y numérica, las cuales se explicarán a continuación.

Ordenación Alfabética: Se utiliza para los expedientes o documentos relativos a personas y a entidades públicas y privadas. Es decir, series como expedientes personales, correspondencia, temático, entre otras. Su desempeño puede ser secuencial o jerárquico.

Ordenación Cronológica: Su principal función se fundamenta en la fecha de los documentos; empezando con el año, luego mes y día.

Ordenación Numérica: Se trata de adjuntar a cada expediente o documento un número de manera consecutiva, el cual busca servir de elemento localizador. Para el desarrollo de este sistema se debe elaborar una base de datos complementaria de las personas, asuntos, entidades públicas y privadas o lugares, de tal manera que se tenga acceso a su localización al momento de la búsqueda de los documentos; este sistema es el más utilizado en los departamentos de contabilidad.

PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS.

Principios Archivísticos.

El Principio fundamental de la Archivística consiste en reunir los documentos producidos por una persona natural o jurídica, sin mezclarlos con los de otros. Fue ideado por Natallis de Wailly en 1841, en el congreso internacional de París se consagra y comienza a aplicarse en la mayoría de países.

Como lo podemos ver más resumido en el siguiente vídeo:

Principio de Procedencia:

De acuerdo a este principio cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en éste la integridad y carácter seriado de las secciones, series y expedientes.

Este principio es válido tanto para los archivos históricos como para los administrativos, pues en todos los casos debe conocerse la evolución estructural histórica de la institución, identificando en ella las dependencias y funciones que desarrolla o desarrolló en el pasado.

Para la aplicación del principio de procedencia debe identificarse la entidad productora de los documentos, la dependencia productora, las funciones desarrolladas y los documentos producidos agrupados en series.

Principio de ORDEN ORIGINAL:

Este principio hace referencia al orden en que se conservan los documentos dentro de cada carpeta o expediente ubicándolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron las actuaciones administrativas que dieron origen a su producción (Orden secuencial y Cronológico). Cuando una serie documental está compuesta por varios expedientes o carpetas, éstas también deben estar ubicadas de manera consecutiva respetando el orden natural en que se fueron conformando.

Las causales más comunes por las cuales se pueda perder este principio son las siguientes:

* Desconocimiento por parte de los empleados de las funciones propias de cada oficina.

* Ausencia de manuales de procedimientos.

* Desconocimiento del trámite para la disposición física de los documentos, pues es el trámite o gestión es el que indica el orden debido.

* Interrupción de los trámites, lo cual no permite hacer un seguimiento puntual al asunto y mucho menos determinar si el trámite está en curso o en qué etapa se encuentra.

* Incorrectas maneras de ubicar los documentos han llevado a que se formen series que no reflejan trámites establecidos

* Agrupación por tipos documentales: (solicitudes, certificaciones, correspondencia recibida, correspondencia despachada, facturas, constancias).

* Incorrectos procesos de producción y distribución documentales (duplicidad de documentos, Mal manejo en la remisión de copias).

* Falta de claridad sobre la diferencia entre documentos sustantivos y documentos facilitativos.