TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
Las “TRD” Se define como el listado de series,
con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se
considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos
de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de
conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su
vigencia o utilidad; estos tiempos pueden ser establecidos por la ley,
reglamento o propuestos por los gestores de la documentación de la entidad.
En todo caso el tiempo de retención previsto
para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar
acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez
elaboradas las Tablas de Retención Documental, avaladas por el Comité de
Archivo de cada entidad y aprobadas por la instancia correspondiente, deberán
difundirse en todas las dependencias de la Institución, con una guía
explicativa a fin de facilitar su comprensión, aplicación y actualización.
IMPORTANCIA DE LAS
TRD
- Facilitan el manejo de la información.
- Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
- Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
- Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
- Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
- Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
- Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos
PASOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA TRD.
Los procesos que se deben adelantar para
implementar las Tablas de Retención Documental (TRD) son:
Primer Paso.
Elabore los separadores para cada una de las
series y sub-series de conformidad con la información que suministran las
Tablas de Retención Documental (TRD) de tal forma que permita visualizar su
ubicación y facilite la localización física de la documentación.
Segundo Paso.
Identifique y agrupe en expedientes todos los
documentos pertenecientes a una dependencia, teniendo en cuenta las series y
sub-series definidas en la Tabla de Retención Documental. Este proceso es el
que se conoce como CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.
Tercer Paso.
Ordene al interior de cada uno de los
expedientes (carpetas), los documentos, teniendo en cuenta su fecha de
producción o trámite. De esta forma estará aplicando el Principio de Orden
Original.
Cuarto Paso.
Identifique y nombre cada uno de los
expedientes, con la siguiente información: Código de la oficina, Código Serie y
Sub-serie y a continuación el nombre de expedientes.
Tenga presente que, dentro de cada carpeta, se
deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta por
expediente para un asunto o contenido, proceda a abrir una nueva carpeta
identificada con la información señalada anteriormente.
Quinto Paso.
Ordene cada uno de los expedientes
perteneciente a una serie o sub-serie documental, utilizando el sistema de
ordenación que facilite la localización y recuperación de la información. Los
sistemas de ordenación existentes son: Alfabético, Numérico, Cronológico,
Geográfico, entre otros.
EJEMPLO DE LA "TRD".
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