ORDENACIÓN
DOCUMENTAL.
La ordenación establece un esquema sobre la
secuencia de los documentos, después de la debida clasificación, según el
proceso en el tiempo. Este procedimiento finaliza con el espacio físico de los
documentos, mediante unidades de instalación como son las cajas, paquetes,
legajo o carpetas, a partir de las series establecidas.
El proceso de ordenación se puede realizar de
tres maneras: alfabética, cronológica y numérica, las cuales se explicarán a
continuación.
Ordenación Alfabética: Se utiliza para los expedientes o documentos
relativos a personas y a entidades públicas y privadas. Es decir, series como
expedientes personales, correspondencia, temático, entre otras. Su desempeño
puede ser secuencial o jerárquico.
Ordenación
Cronológica: Su principal función se fundamenta en la fecha
de los documentos; empezando con el año, luego mes y día.
Ordenación Numérica: Se trata de adjuntar a cada expediente o
documento un número de manera consecutiva, el cual busca servir de elemento
localizador. Para el desarrollo de este sistema se debe elaborar una base de
datos complementaria de las personas, asuntos, entidades públicas y privadas o
lugares, de tal manera que se tenga acceso a su localización al momento de la
búsqueda de los documentos; este sistema es el más utilizado en los departamentos
de contabilidad.
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