PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS.

Principios Archivísticos.

El Principio fundamental de la Archivística consiste en reunir los documentos producidos por una persona natural o jurídica, sin mezclarlos con los de otros. Fue ideado por Natallis de Wailly en 1841, en el congreso internacional de París se consagra y comienza a aplicarse en la mayoría de países.

Como lo podemos ver más resumido en el siguiente vídeo:

Principio de Procedencia:

De acuerdo a este principio cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en éste la integridad y carácter seriado de las secciones, series y expedientes.

Este principio es válido tanto para los archivos históricos como para los administrativos, pues en todos los casos debe conocerse la evolución estructural histórica de la institución, identificando en ella las dependencias y funciones que desarrolla o desarrolló en el pasado.

Para la aplicación del principio de procedencia debe identificarse la entidad productora de los documentos, la dependencia productora, las funciones desarrolladas y los documentos producidos agrupados en series.

Principio de ORDEN ORIGINAL:

Este principio hace referencia al orden en que se conservan los documentos dentro de cada carpeta o expediente ubicándolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron las actuaciones administrativas que dieron origen a su producción (Orden secuencial y Cronológico). Cuando una serie documental está compuesta por varios expedientes o carpetas, éstas también deben estar ubicadas de manera consecutiva respetando el orden natural en que se fueron conformando.

Las causales más comunes por las cuales se pueda perder este principio son las siguientes:

* Desconocimiento por parte de los empleados de las funciones propias de cada oficina.

* Ausencia de manuales de procedimientos.

* Desconocimiento del trámite para la disposición física de los documentos, pues es el trámite o gestión es el que indica el orden debido.

* Interrupción de los trámites, lo cual no permite hacer un seguimiento puntual al asunto y mucho menos determinar si el trámite está en curso o en qué etapa se encuentra.

* Incorrectas maneras de ubicar los documentos han llevado a que se formen series que no reflejan trámites establecidos

* Agrupación por tipos documentales: (solicitudes, certificaciones, correspondencia recibida, correspondencia despachada, facturas, constancias).

* Incorrectos procesos de producción y distribución documentales (duplicidad de documentos, Mal manejo en la remisión de copias).

* Falta de claridad sobre la diferencia entre documentos sustantivos y documentos facilitativos.