EL ARCHIVO.

Concepto de Archivo:

Es un sumario de información que esta almacenada de forma física en una ubicación para conservación de la misma o en su defecto de manera sistemática para el mismo fin.

Para esto tomaremos lo que por normatividad en Colombia se hace importante en cuanto al archivo y la gestión documental, la cual se ha establecido en la Ley 594 de 2000 por el cual se implementa la ley general de archivos, emanada por el congreso de la República de Colombia, entidad que decreta la importancia de los archivos, su uso y conservación de los mismos, ámbitos de aplicación, órganos controladores de los mismos, la administración de archivo, la gestión documental, control y vigilancia.

Dicha ley nos prepara y complementa en la importancia de las técnicas o metodologías que se debe implementar para que los archivos que son la vida de una entidad tanto pública como privada, se conserven.

La Ley 1409 de 2010, por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de archivística, también sienta las bases para ser competentes en la labor de la conservación de documentos, razón por la cual es importante saber desempeñarse en este campo y que para dicha persona es importante saber la parte jurídica de esta labor y que no incurra en delitos. Además, las normas constitucionales implican la conservación y salvaguarda de los archivos como patrimonios culturales de cada institución como pilar o fundamento de la política archivística en nuestro territorio nacional, como lo podemos observar en nuestra Constitución Política de Colombia de 1991 en ciertos artículos los cuales se enuncian a continuación:

Artículo 8, demuestra cómo es obligación del estado y de las personas preservar el patrimonio cultural, en este caso los archivos.

Artículo 15, nos habla acerca del derecho a conocer la información que este inmersa en los bancos de datos ya sea de entidades públicas o privadas.

Artículo 27, donde el estado garantiza la libre investigación.

Artículo 63, que reza que los bienes de uso público que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

Artículo 70, donde el estado promueve la investigación y difusión de los valores culturales de la nación.

Artículo 71, que incentiva la búsqueda de conocimiento e información libremente.

Artículo 74, que establece el derecho a acceder a documentos públicos salvo los casos que establece la ley.

Artículo 95, inciso 8, que es obligación proteger los recursos culturales y su conservación.

Artículo 112, que garantiza el acceso a la información y documentación oficial.

Artículo 313, inciso 9, donde los concejos municipales en el caso de la entidad pública, dicta la norma necesaria para el control, preservación y defensa del patrimonio cultural del municipio en este caso el archivo.

Teniendo en cuenta, estos artículos que dicta la carta magna, y que, tomando dichos preceptos, es que se han establecido las leyes de conservación de archivos, motivo por el cual, el órgano rector y competente para indicar el manejo correcto del archivo es: El Archivo General de la Nación.

El Archivo General de la Nación, a través de las leyes antes descritas como otras normatividades, ha implementado instrumentos archivísticos para el correcto funcionamiento de los archivos.

Dichos implementos archivísticos de los cuales están fundamentados por el Decreto 1080 de 2015 emanado por el Archivo General de la Nación, establece los siguientes:

Cuadro de Clasificación Documental (CCD): Jerarquización de documentación producida por la institución. 

Tabla de Retención Documental (TRD): Control de los documentos que se les asigna un tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo de reservación de los mismos. 

Programa de Gestión Documental (PGD): Formulación del desarrollo sistemático en los procesos archivísticos encaminados a la Gestión Documental de la entidad facilitando la utilización y conservación. 

Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR): Planeación de la función Archivística que se articula con los demás planes y proyectos de la entidad. 

Inventario Documental: Mecanismo de recuperación de información para la búsqueda de manera exacta de información en los fondos documentales.

Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos: Mecanismo de Planeación que formula los requisitos tanto funcionales como no funcionales en la gestión de documentos electrónicos de la entidad. 

Bancos Terminológicos: Método que permite la normalización de los documentos en Series, Subseries y códigos documentales. 

Tablas de Control de Acceso: Mecanismo de identificación de las condiciones de acceso y restricción de los documentos.