FASES DEL ARCHIVO.

LAS FASES DEL ARCHIVO:

 

EL ARCHIVO.

Concepto de Archivo:

Es un sumario de información que esta almacenada de forma física en una ubicación para conservación de la misma o en su defecto de manera sistemática para el mismo fin.

Para esto tomaremos lo que por normatividad en Colombia se hace importante en cuanto al archivo y la gestión documental, la cual se ha establecido en la Ley 594 de 2000 por el cual se implementa la ley general de archivos, emanada por el congreso de la República de Colombia, entidad que decreta la importancia de los archivos, su uso y conservación de los mismos, ámbitos de aplicación, órganos controladores de los mismos, la administración de archivo, la gestión documental, control y vigilancia.

Dicha ley nos prepara y complementa en la importancia de las técnicas o metodologías que se debe implementar para que los archivos que son la vida de una entidad tanto pública como privada, se conserven.

La Ley 1409 de 2010, por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de archivística, también sienta las bases para ser competentes en la labor de la conservación de documentos, razón por la cual es importante saber desempeñarse en este campo y que para dicha persona es importante saber la parte jurídica de esta labor y que no incurra en delitos. Además, las normas constitucionales implican la conservación y salvaguarda de los archivos como patrimonios culturales de cada institución como pilar o fundamento de la política archivística en nuestro territorio nacional, como lo podemos observar en nuestra Constitución Política de Colombia de 1991 en ciertos artículos los cuales se enuncian a continuación:

Artículo 8, demuestra cómo es obligación del estado y de las personas preservar el patrimonio cultural, en este caso los archivos.

Artículo 15, nos habla acerca del derecho a conocer la información que este inmersa en los bancos de datos ya sea de entidades públicas o privadas.

Artículo 27, donde el estado garantiza la libre investigación.

Artículo 63, que reza que los bienes de uso público que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

Artículo 70, donde el estado promueve la investigación y difusión de los valores culturales de la nación.

Artículo 71, que incentiva la búsqueda de conocimiento e información libremente.

Artículo 74, que establece el derecho a acceder a documentos públicos salvo los casos que establece la ley.

Artículo 95, inciso 8, que es obligación proteger los recursos culturales y su conservación.

Artículo 112, que garantiza el acceso a la información y documentación oficial.

Artículo 313, inciso 9, donde los concejos municipales en el caso de la entidad pública, dicta la norma necesaria para el control, preservación y defensa del patrimonio cultural del municipio en este caso el archivo.

Teniendo en cuenta, estos artículos que dicta la carta magna, y que, tomando dichos preceptos, es que se han establecido las leyes de conservación de archivos, motivo por el cual, el órgano rector y competente para indicar el manejo correcto del archivo es: El Archivo General de la Nación.

El Archivo General de la Nación, a través de las leyes antes descritas como otras normatividades, ha implementado instrumentos archivísticos para el correcto funcionamiento de los archivos.

Dichos implementos archivísticos de los cuales están fundamentados por el Decreto 1080 de 2015 emanado por el Archivo General de la Nación, establece los siguientes:

Cuadro de Clasificación Documental (CCD): Jerarquización de documentación producida por la institución. 

Tabla de Retención Documental (TRD): Control de los documentos que se les asigna un tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo de reservación de los mismos. 

Programa de Gestión Documental (PGD): Formulación del desarrollo sistemático en los procesos archivísticos encaminados a la Gestión Documental de la entidad facilitando la utilización y conservación. 

Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR): Planeación de la función Archivística que se articula con los demás planes y proyectos de la entidad. 

Inventario Documental: Mecanismo de recuperación de información para la búsqueda de manera exacta de información en los fondos documentales.

Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos: Mecanismo de Planeación que formula los requisitos tanto funcionales como no funcionales en la gestión de documentos electrónicos de la entidad. 

Bancos Terminológicos: Método que permite la normalización de los documentos en Series, Subseries y códigos documentales. 

Tablas de Control de Acceso: Mecanismo de identificación de las condiciones de acceso y restricción de los documentos.

  

EL DOCUMENTO.

Concepto de Documento:

El documento es la impresión en algún tipo de papel por medio del cual se explica o se recopila algún tipo de información que da fe pública de un acontecimiento o confirma la realización de una acción. En este puede ir cualquier cosa escrita, desde un relato hasta la historia de un pasado. Un documento básicamente sirve para preservar la idea de lo sucedido en el tiempo, con el fin de ser estudiado posteriormente y servir como parte de una historia.

De acuerdo a la información que estos documentos manejen, los documentos pueden ser clasificados en:

Documentos Primarios, que son aquellos que contienen información original del autor y no han sido sometidos a modificación de otra persona más que su responsable.

Documentos Secundarios, son aquellos que sufren la fusión entre citas de documentos anteriores, que tienen relación sobre el tema ya expuesto.

Documentos de Archivo: Contiene información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

Documentos de Apoyo: Tiene carácter general (leyes, decretos, resoluciones, instructivos, manuelas, ETC) pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra; no se transfieren al archivo central, porque son destruidos por el Jefe de la oficina cuando pierden utilidad o vigencia, según las necesidades de la dependencia. 

¡ LA HISTORIA DEL ARCHIVO EN COLOMBIA !

En 1868 surge el Archivo Nacional como una dependencia de la Secretaría de Interior y Relaciones Exteriores; hacia 1913 el gobierno colombiano preocupado por la preservación de los documentos, promueve la Ley 4ª llamada de ordenamiento del inventario de archivos, su arreglo y el acceso al público.

De igual manera, el Estado consciente de la importancia de mantener y preservar la identidad cultural, expide la Ley 47 de 1920 con la finalidad de proteger el patrimonio documental y artístico, y la refuerza en el año 1936 con la Ley 14, que aprueba el tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural, creando los permisos de importación y exportación para garantizar la tenencia y buen manejo del patrimonio cultural del país.

La Ley 45 de 1923, que nace de las sugerencias de la Misión Kemmerer, crea la Superintendencia Bancaria y establece las normas para los establecimientos bancarios; esta norma establece que los documentos bancarios deben conservarse.

En 1981, se promulgan dos Leyes: la Ley 23 por la cual se dictan normas en materia de ética médica, y puntualiza que las historias clínicas deben ceñirse al modelo que establezca el Ministerio de Salud y Protección, convirtiéndose en un registro obligatorio y privado, sometido a reserva, y la Ley 39, la cual crea el comité de Archivo y Microfilmación de Documentos Pertenecientes a la Secretaria de Integración Social; Posteriormente se expide el Decreto 1333 de 1986, que ordena cuidar los archivos y mantenerlos en perfecto estado en las alcaldías, propiciando la transparencia en la actividad pública.

En el año 1989 se crea el Archivo General de la Nación como un establecimiento público del orden nacional adscrito al Ministerio de Gobierno y como ente rector de la política archivística nacional; mediante la Ley 80 y en el año 2000 se promulga la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, cuyo fin ha sido establecer los parámetros y principios fundamentales que regulan la función archivística en Colombia, aplicándose a las entidades públicas en todos los niveles y a las entidades privadas que cumplen funciones públicas.

La Ley 1448 de 2011 en su artículo 144 indica que dentro de las responsabilidades de este Ente Estatal se encuentra la de custodiar los Archivos judiciales en el evento de que la Rama Judicial “lo considere pertinente y oportuno a fin de fortalecer la memoria histórica en los términos de la presente ley”.

Integrantes:

• CLAUDIA PATRICIA CASAS MANRIQUE
• CLAUDIA GUEVARA
• LUIS EDUARDO GUERRERO MENDOZA
• ARLEY ORDOÑEZ RUIZ
• LEONARDO ECHEVERRY PELAEZ